Kinh nghiệm thực tế tại Phòng công chứng cho người Mua và người Bán. Quy trình sang tên Sổ Hồng

Như chúng ta đã biết, để Mua hoặc Bán một Bất động sản thì cả Người mua và Người bán phải làm việc này tại Phòng công chứng. Hiểu được vấn đề đó PNL JSC chia sẻ một số kinh nghiệp thực tế khi PNL JSC đã hỗ trợ khách hàng.

Đương nhiên, đây là một số kinh nghiệm mà PNL đúc rút được trong quá trình làm Bất động sản và học hỏi từ những người đi trước vì vây đây chỉ là một bài viết “tham khảo” để chia sẻ hay tổng hợp lại.

Những hồ sơ người mua cần có (Hồ sơ chứng từ bên mua cần có)

Để sở hữu bất động sản tiền tỷ là chuyện dễ dàng với nhiều người giàu có, nhưng nó lại là cả gia tài với những người tích góp, gom nhặt trong những năm tháng làm lụng vất vả để có được. Là tài sản của bản thân mang nhiều giá trị.

Vậy ở cương vị là bên mua để đảm bảo tính pháp lý chuẩn xác về giấy tờ, thủ tục của các bất động sản: Đất nền, nhà phố, chung cư và các loại hình bất động sản khác. Bên mua cần những giấy tờ và hồ sơ liên quan nào?

Hồ sơ, giấy tờ bắt buộc phải có:

• Sổ hộ khẩu sao y (3 bản) + bản chính.
• Chưng minh nhân dân hoặc căn cước công dân sao y (3 bản) + bản chính.
• Giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân (kể cả đã hoặc chưa có gia đình) bản gốc.
• Trường hợp bạn là người nước ngoài thì hộ chiếu phải còn giá trị và có đóng dấu xuất nhập cảnh của cơ quan xuất nhập cảnh Việt Nam (và không thuộc đối tượng miễn trự, ưu đãi về ngoại giao)

Lưu ý: Khi muốn đứng tên chung trên sổ hồng, sổ đỏ thì những người có liên quan cũng cần chuẩn bị: chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu và phải cùng nhau kí kết trực tiếp vào hợp đồng mua bán chuyển nhượng bất động sản tại tổ chức hành nghê công chứng.

Hồ sơ, giấy tờ có thể cần đến:

Trường hợp người mua cần vay ngân hàng theo dạng thế chấp:

• Đơn vay thế chấp bằng chính tài sản hình thành từ vốn vay.
• Bản sao giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân (kể cả đã hoặc chưa có gia đình)
• Bản sao giấy CMND hoặc CCCD
• Hộ khẩu hoặc KT3 (sổ tạm trú)
• Các loại giấy tờ chứng minh thu nhập thông qua hợp đồng cho thuê nhà hoặc hợp đồng lao động hoặc sao kê tài khoản chuyển lương qua ngân hang…
• Hợp đồng mua bán chuyển nhượng bất động sản đã có xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng.

Trường hợp người mua cần vay ngân hàng theo dạng tín chấp:

• Chứng minh nhân dân, CCCD hoặc hộ chiếu.
• Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú (KT3).
• Giấy xin vay tín chấp.
• Hồ sơ chính minh công việc(bảng sao kê lương, hợp đồng lao động)

Những hồ sơ người bán cần có (Hồ sơ, giấy tờ bên bán cần có)

• Để hoàn thành giao dịch hay để bán một bất động sản thuận tiện, dễ dàng. Bên người bán cần chuẩn bị những hồ sơ giấy tờ sau:
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản chính
• Sổ hộ khẩu sao y 3 bản + bản chính
• Chứng minh nhân dân sao y 3 bản + bản chính
• Giấy tờ liên quan ( trường hợp đứng tên đồng sở hữu 2 người là vợ chồng ) như giấy ly hôn, hay kết hôn.. hay độc thân.

Kinh nghiệm trong thực tế ở cả bên mua và bên bán khi giao dịch, kí kết tại tổ chức hành nghề công chứng nên: Sao y, công chứng những giấy tờ cần thiết để dự phòng thêm thuận tiện hơn cho các thủ tục hành chính.

Một số lưu ý cho anh/chị/em Môi giới

1. Lưu ý nhỏ ở phía bên mua: Nên giữ lại các biên lai khi đã đóng các loại lệ phí phòng trường hợp cần thiết.
2. Môi giới cần có (Là môi giới chuyên nghiệp bạn cần kiến thức gì khi tiến hành công chứng?)
3. Môi giới bất động sản là một con người bao gồm rất nhiều kĩ năng rất nhiều kinh nghiệm thực tế. Phần dưới đây chúng ta cùng chia sẻ xem nhưng điều môi giời cần có khi tiến hành hoàn thành giao dịch mua bán, sang nhượng giữa bên mua và bên bán tại tổ chức hành nghề công chứng.
4. Điều mà chúng ta đang đề cập ở đây không phải là các kĩ năng chốt sale hay làm sao để có giao dịch mà chúng ta đang đề cập đã có kết quả đồng ý giao dịch giữa bên mua và bên bán.

Và điều hiển nhiên khi tiến hành cọc cả bên mua và bên bán đều đã đồng ý thương lượng với các trường hợp:

1. Trường hợp 01: Bên bán đang thế chấp bất động sản tại ngân hàng, bên mua đồng ý cọc bên bán sẽ bù tiền vào khoản vay hoặc lấy phần cọc của bên mua giải chấp để lấy sổ đỏ, sổ hồng tại ngân hàng để tiến hành thủ tục công chứng.
2. Trường hợp 02: Bên mua cần vay ngân hàng bằng hình thức thế chấp chính bất động sản đang dự định mua. Cần sự hỗ trợ và hợp tác từ phía bên bán để kí hợp đồng 3 bên với ngân hàng và hỗ trợ, phối hợp với bên mua để tiến hành nhanh gọn việc thế chấp và vay của bên mua với ngân hàng.

Nếu bạn là môi giới bất động sản chuyên nghiệp bạn cần chuẩn bị

• Giai đoạn trước khi tiến hành công chứng tại phòng công chứng.

1. Kiến thức cần thiết về Quy trình, thủ tục công chứng chuyển nhượng bất động sản
2. Hợp đồng đặt cọc.
3. Các mối quan hệ về ngân hàng và các tổ chức hành nghề là điều cực kì quan trọng. Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân môi giới. Hơn thế điều này còn giúp cho việc hoàn tất thủ tục mua bán, sang nhượng được tiến hành nhanh hơn.

• Các lưu ý thực tế cho môi giới để tiến hành việc hoàn tất thủ tục hồ sơ tại phòng công chứng nhanh hơn:

1. Hỗ trợ bên mua và bên bán ở 2 trường hợp mà chúng ta đã nêu trên. Liên hệ đơn vị ngân hàng. Bằng nghiệp vụ của nhân viên ngân hàng hỗ trợ tư vấn về thủ tục và giấy tờ ở các trường hợp.
2. Chọn lựa tổ chức hành nghề công chứng phù hợp: vị trí địa lý thuận tiện cho cả bên mua và bên bán, chọn lựa các phòng công chứng đã từng công chứng để thuận tiện hơn vì chúng ta đã biết quy trình thủ tục tại đó.
3. Nên làm quen và có liên hệ với nhân viên tại các phòng công chứng.

• Giai đoạn khi công chứng:

1. Ở giai đoạn này môi giới cần lưu ý các bước:
2. Hợp đồng mua bán sang nhượng(Hợp đồng được bên tổ chức hành nghề công chứng đã soạn cho cả bên mua và bán). Cho các bên đọc kĩ các thông tin các nhân các bên, các điều khoản được thông qua ở hợp đồng. Để chỉnh sửa hoàn tất trước khi tiến hành kí kết.
3. Mời ngân hàng vào hoàn tất hợp đồng ba bên: Người mua, người bán, ngân hàng như đã nêu ở trên nếu bên mua có nhu cầu vay thế chấp. “ Bên mua chuyển tiền cho bên bán khi nào? “ Hay “ Bên bán khi nào nhận được tiền? ”

Chắc hẳn là 2 câu hỏi rất được quan tâm và điều này môi giới cũng phải nắm rõ.

1. Ở trường hợp bình thường: Khi cả 2 bên đã kí hợp đồng mua bán, sang nhượng tại phòng công chứng. Thời điểm bên người mua chuyển tiền cho người bán là khi người có thẩm quyền tại tổ chức hành nghề công chứng đã kí vào hợp đồng mua bán, sang nhượng bất động sản. Người mua sẽ tiến hành chuyển khoản trực tiếp tại ngân hàng cùng người bán hoặc giao dịch tiền mặt.
2. Ở trường hợp bên mua vay ngân hàng: Bên mua, bên bán, bên cho vay (Ngân hàng) đã kí hợp đồng 3 bên. Ở trường hợp này chúng ta còn một vài ý nhỏ về việc giải ngân phong toả hoặc kết chuyển khoản vay sẽ được mở rộng hơn ở các bài sau. Trường hợp này chúng ta hiểu đơn giản: Người mua vay ngân hàng thì người bán sẽ được người mua trả trước một phần và một phần sẽ được giản ngân từ phía ngân hàng.

Và sau cùng hỗ trợ bên bán nộp thuế bằng hình thức giấy uỷ quyền từ bên bán cho môi giới.

Giai đoạn sau công chứng:

• Môi giới hỗ trợ bên bán đóng thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế (Có giấy uỷ quyền từ bên bán). Kiểm tra tất cả hồ sơ, giấy tờ cơ quan thuế yêu cầu. Phối hợp với bên bán thực hiện. Khi hoàn tất thủ tục cơ quan thuế sẽ cho giấy hẹn để nhận tờ khai thuế và biên lai nộp thuế (từ 7 – 14 ngày)
• Hoàn tất bước này sang giai đoạn sang tên trên sổ hồng, sổ đỏ
• Cầm hồ sơ tại văn phòng công chứng lên UBND quận, huyện nộp phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoặc phòng tài nguyên bao gồm
• Sổ gốc của giấy tờ nhà đất hoặc hợp đồng chuyển nhượng
• Hợp đồng bản chính tại văn phòng công chứng
• Tờ khai thuế trước bạ và thu nhập cá nhân bản sao. ( với người bán là 2% giá trị hợp đồng, người mua là 0.5% cả bên mua và bên bán đã thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước)
• Sau khi nộp sẽ có phiếu tiếp nhận và chờ 30 ngày- 45 ngày là sẽ có sổ mới.Sau bước này là đã hoàn thành thủ tục sang tên sổ hồng sổ đỏ.

Kinh nghiệm xương máu cho anh em môi giới

• Đứng trên góc nhìn cá nhân mình thì những điều sau là nhứng điều cần lưu ý:
• Mọi loại giấy tờ luôn cần được chuẩn bị trước và có bản dự phòng kể cả Hợp đồng đặt cọc
• Dặn dò kĩ lưỡng cả bên mua và bên bán về các giấy tờ liên quan cần chuẩn bị cũng nên có dự phòng
• Giải quyết các khúc mắc về thủ tục quy trình công chứng, sang nhượng nhanh gọn dễ hiểu
• Tận dụng các mối quan hệ: Ngân hàng, tổ chức hành nghề công chứng để rút ngắn quá trình công chứng sang nhượng.
• Nắm bắt rõ địa lý phòng công chứng và ngân hàng lân cận để thuận tiện nhất
• Và điều cuối cùng để tiến hành nhanh chóng và giải quyết mọi khúc mắc giữa các bên cũng như hỗ trợ chúng ta nên tìm kiếm thêm 1 người đồng hành có kiến thức để cùng hỗ trợ trong qua trình công chứng

Quy trình tại tổ hành nghề công chứng

Căn cứ Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014, khi chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhà ở phải chuẩn bị các giấy tờ bên mua và bán đã đề cập ở mực 1, 2.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng

• Các bên chuyển nhượng, tặng cho phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ nếu không sẽ từ chối yêu cầu công chứng.
• Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng thì công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ:
• Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì yêu cầu bổ sung theo quy định.

Bước 2: Thực hiện công chứng

• Trường hợp 1: Các bên có hợp đồng soạn trước

Công chứng viên phải kiểm tra dự thảo hợp đồng

1. Nếu đáp ứng được yêu cầu thì chuyển sang đoạn tiếp theo.
2. Nếu không đúng hoặc có vi phạm thì yêu cầu sửa, nếu không sửa thì từ chối công chứng.

• Trường hợp 2: Các bên không soạn hợp đồng trước

• Các bên yêu cầu tổ chức công chứng soạn thảo hợp đồng theo sự thỏa thuận của các bên.
• Người yêu cầu công chứng đọc lại toàn bộ hợp đồng để kiểm tra và xác nhận vào hợp đồng.
• Người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng, phải ký trước mặt công chứng viên.
• Công chứng viên yêu cầu các bên xuất trình bản chính các giấy tờ có trong hồ sơ để đối chiếu.
• Ghi lời chứng, ký và đóng dấu.

=> Thời hạn công chứng: Không quá 02 ngày làm việc, với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Phí công chứng các bạn tìm hiểu thêm tai thông tư 257/2016/TT-BTC